2020/03/07 先送りの原因と予防策
こんにちは。
今日は、先送りになるメカニズムについて書きます。
最近の仕事の悩み
最近の私の業務は、異なる2つの業務が並行して進んでいる状況です。
一つは以前からやっている「監査」の業務で、一案件にかかる時間が比較的小さくまとまっているもの。
もう一つは、仕様検討やプログラミングなどを伴う「ツール作成」の業務で、フルに集中しないと仕事が進まなくなる性質のものです。納期が少し先にあるけど、毎日実行しないと確実に遅れが発生します。
最近の悩みは、この2つの業務のうち、「ツール作成」の業務が著しく遅れが発生しているというものでした。
タスクの実行記録を振り返る
先ほどの「監査」と「ツール作成」の業務が一日の中でどのぐらい時間実行されていたか振り返るため、下記のタスク管理ツールで記録している実績を数週間分を確認することにしました。
リアルタイムのタスク管理と実行記録は「TaskChute2」を中心に記録
一日の終業時に会社提供のツール「TimeTracker FX」に15分単位でタスクの実績を集約
先送りが続いている
確認した結果、下記が分かってきました。
「監査」は毎日コンスタントに一日数時間ずつで実行している
「ツール作成」は一日４〜５時間実行する日もあれば、まったく実行されない日があり、実行されない日が３日間続くこともある
これでは「ツール作成」が進まないわけです。
自分自身を振り返ってみると、一日の中で毎日「ツール作成」に取り掛かろうとしているのですが、その際に目の前でチラつく比較的簡単にできる業務（「監査」など）を優先していることに気づきました。
その結果、気がつくと一日が終わっていて、それが毎日のように続いていることになります。
ただ、この実態は今までもなんとなく理解をしていて、様々な対策をしていました。
例えば、朝のファーストタスクに組み込むとか、ポモドーロテクニックを使うとか、いろいろと試したのですが、うまく回せない状況でした。
先送りのメカニズム
そんな中で、以前読んだ佐々木正悟さんのシゴタノ！の記事を思い出しました。
この記事の中では、書籍「ファスト＆スロー」を引用しながら、人間の頭の中には直感にあたる「システム１」と熟考や理性にあたる「システム２」があること、および、システム２を使うとエネルギーを多く消費するため、なるべく使わないようにすることが説明されています。
その中で、下記の先送りについて書かれている記述がまさに今の私自身を示していると感じました。
※引用の中で「１」「２」と書かれているのは、それぞれ「システム１」「システム２」を示しています。
つまり「1」は「本当は先送りしない方がいい」ときでも、「2」をうまくごまかすことで「先送り」という「決裁」を「2」から取り付けてしまうのです。「2」はぼんやりしている上司のようなものです。
システム1（直感）「今は時間もあまりないし、無理をしてもこの仕事は簡単ではありません。明日は天気も良さそうだし、時間もたっぷりありますから、この仕事は明日でよろしいでしょうか？」
システム2（理性）「うんそうだね」
というわけです。本書を読むとよく分かりますが、このようなやりとりを経た程度のことで私達は「論理的に熟慮した結果」と思い込めるからなかなかのものです。
「ツール作成」に取り掛かろうとして、先送りをしてしまうときの心境はまさにこの感じでした。
先送りするとき、それを決断する瞬間は、その理由が論理的だったり熟考した結果だと納得をしていました。
しかし、実際を振り返ると、非論理的で浅はかな考えの結果だということがよく分かりました。
では、どうすればよいか？
結局、自分自身で熟考や理性を扱う「システム２」へうまく移行することに尽きるのですが、もう一つあるのが「システム２にはリソースの限度ことを理解する」というものです。
先日読んだ記事の中で、ダイヤモンドオンラインの記事が参考になります。
私の場合は、認識力と適応力が著しく欠如してる気がする💦
— ウナギオウ / tommy24july (@unagiou) 2020年3月5日
この中で時間管理に関して３つの能力について書かれているのですが、この３つの能力をバランス良く持っておく必要があるとのことです。
これをもとに自己分析すると、上記のツイートのように認識力と適応力が欠けていることに気づきました。
なので、まずはこのあたりから鍛えていくことになると考えます。
まとめ
「システム２」を使うような作業をするときは有限のリソースが必要になる。
また、時間管理には３つの能力がバランス良く持っていることが必要。
では、また。
