相談されたこと

先日、海外現地法人とやり取りしている人から相談を受けました。

相談内容は、とある不具合の報告を海外現地法人の外国人から日本の品質保証部署の役員へ報告させることになったというものでした。

これまでも海外現地法人から報告した事例はあるのですが、これまでは説明が長いとか、パワポ資料がわかりづらいなどで途中で炎上して、最後まで報告できずに終わることが多くありました。

対策したこと

半年ぐらい前に、私が関与した不具合対応で同様の現象が起こる懸念があったので、過去のまずかった理由を想像し、対策を上げました。

その時の対策は、パワポ資料の最大ページ数、発表の時間、構成など発表の方法を文書化してメールで送るというものでした。

結局のところ、役員が受け入れ可能な報告の前提条件がわかっていなかったことが原因でしたので、説明時間１５分、なのでパワポは１０枚前後、構成は最初○○で……といった感じで詳細をメールしました。

考えると当たり前なのですが、報告の構成など前提条件は、外国人には言葉にして伝えないと理解できないんですよね。

逆に言うと日本人でも分からないと思うのですが、それとなく周りから伝えられたりしているだけで、本当は前提条件を言葉にする必要があるのだと思います。

特に上層部や客先への報告は、相手が受け入れやすい前提条件を明確にしないと、まったく聞き入れてもらえない可能性があります

なので、前提条件の言語化は重要ですし、もし自分が報告を受ける立場になったら、そういったものはこちらから指定することが必要と言えます。

報告などの前提条件は、言葉にしないと伝わらない。

可能なら、発表を受ける側が前提条件を提示すると良い。

では、また。