2019/12/15 出張報告書を出張前に書く
こんにちは。
今日は、出張報告書を出張に行く前に書くことについてです。
出張報告書を出張に行く前に書くこと
10年ぐらい前、展示会で開催されるセミナー受講のため、出張することになりました。
出張前に仕事をしていると、当時の上司から「出張に出る前に出張報告書を書くと良い」と言われたことがありました。
行かないと分からない出張報告書を、事前に書くことを指示され、当時は意味が分かりませんでした。
それでも、きっと何かがあると考え、実際に書こうとしましたが、まったく筆が進まず、言われたことに対して相当不愉快に思っていました。
これが、「イシューから始めよ」を読んで、言っている意味がやっと分かるようになりました。
解くべき問題=イシューを見極めること
「イシューから始めよ」の中で、問題に向き合ったときのことについて、次のように書かれていました。
問題はまず「解く」ものと考えがちだが、まずすべきは本当に解くべき問題、すなわちイシューを「見極める」ことだ。 ただ、これは人間の本能に反したアプローチでもある。詳細がまったくわからない段階で「最終的に何を伝えようとするのかを明確に表現せよ」と言われたら、きちんとものを考える人であればあるほど生理的に不愉快になるだろう。
出典:イシューから始めよ 位置No.427
ここにあるように、問題を解くときには、本当に解くべき問題=イシューを「見極める」ことと書かれています。
これを、先程の出張報告書を事前に書くことに当てはめると、出張の前に解くべきイシューを明確にして、それに向かって調べることや聞くべきことを見極め、あらかじめストーリーとして「事前の出張報告書」にまとめること、となります。
そして実際の出張の際には、見極めたストーリーに沿っているかを調べて行く形になります。
わかったこと1:不愉快になることは「普通」のこと
一つ分かったことは、事前にストーリーをまとめることが不愉快になることが「当たり前のこと」ということです。
この本を読んで、イシューを見極めて、あらかじめストーリーラインを引くことの重要性が理解できて初めて、不愉快な感情を抑えつつ、事前に書くことに取り組めると思います。
ただ逆に言うと、この重要性が理解できていない人だと、この不愉快な感情が再現されることになります。
私がもう少し早くこの書籍に書かれていることの重要性を理解しておくべきだったと反省しかりです。
なので、事前に出張報告書を書くことを指示するときは、前述の重要性を理解しているかを確認する必要があるということです。
わかったこと2:すでにやっていた
実際に振り返ってみると、今年4月に出張したAI-Expoでは、上記のことは意識してませんでしたが、近いことは実践できていたことに気づきました。
この時は「自然言語処理のAIツールを探すこと」がテーマにあったので、「展示ブースでのアポイント予約システム」で予約し、各展示ブースでのヒアリング内容を書き出していました。
今思うと、これが事前に出張報告書を書くことを実践していたことになります。
ただし、このやり方はこのときだけであり、再現できていなかったのが残念なところでした。
まとめ
最初に本当に解くべき問題=イシューを「見極める」ことと同じように、出張の前に解くべきイシューを明確にして、それに向かって調べることや聞くべきことを見極め、あらかじめストーリーとして「事前の出張報告書」にまとめるとよい。
ただし、イシューを見極めることの重要性を理解していないと、不愉快な気持ちになるだけ。
では、また。