2019/04/29 アウトルック仕事術について
こんにちは。
会社でのメールはOutlookを使っているのですが、いろいろとショートカットや画面の設定などで、効率化に向けた工夫をしておりました。
そんな中で、Diamond Onlineの記事で、「アウトルック最速仕事術」という本の紹介記事がありまして、大変参考になりました。
今回はその中から、下記の記事に書かれた内容を紹介します。
「アウトルック作業」の生産性を下げる5つのムダを知っておこう | アウトルック最速仕事術 | ダイヤモンド・オンライン
ショートカットキー早見表
これはこの記事特有のものではないのですが、この記事には「ショートカットキー」キーボード早見表が添付されていて、Shift、Ctrl、Alt、Windowsキーを組み合わせた ショートカットキーが紹介されています。
多くはすでに活用しているものでしたが、今回の一覧表を見て、多くの発見がありました。下記にいくつかリストアップします。
- Ctrl + 1/2 : メール/予定表へ切り替え
- Ctrl + Space : 標準書式へ
- Shift + Space : 半角スペース
- Alt + ↑/↓ : 前週/翌週の予定
- Alt + 1~3 : 設定済みクイックアクセスツールバー
この中でも、「半角スペース」「前週/翌週の予定」は意外なものでした。こういう記事を読むことで、新しい発見があるというのはおもしろいものです。
予定表を固定する
Outlookのメール画面はシンプルな方がよいと思い、メールしか 表示していませんでした。 ところが、記事の中で「画面の切り替えはムダ」と書かれており、読んだ翌日にさっそく試しました。
メール画面で直近の予定が見えるのが意外と楽であることに今更ながら気づきました。 ただこれは、最近ディスプレイが大型化・高精細化したので、邪魔にならなくなったというのもあると思います。
メールの閲覧ウィンドウは使わない
そもそも、メール一覧にて、Enterキーで開き、Escキーで閉じれるので、不便に感じませんでした。
むしろメール一覧で、送信者・タイトル・日付ぐらいが見れれば、不便を感じないのですし、たくさんの件数が出た方がメールを探すときに便利だと思っていました。
でも 、意外と使っている人が多いんですよね。。。
リボンは閉じる
これはOutlookに限らず、Word/Excel/PowerPointでも言えることですが、リボンによって、画面を相当狭くします。
普段は表示されても何も起きないですし、必要な時はクリックすれば出てくるので、常に閉じておくものだと思っていました。
なので、打合せなどで他の人の画面の表示、特にExcelファイルが表示されている時は、リボンを閉じてほしいと言ってしまいます。
他にもいろいろなTipsが書かれているので、作業の中に取り込んで、効率化を進めていきたいと思います。
では、また。