仕事の優先順位がわからなくなる

社会人になってから、ずっと忙しい日々が続いているのですが、この一ヶ月ぐらいが特に忙しい状態になっています。

忙しいのもあるのですが、異なる種類の複数の業務が並行する上に、突発業務が重なることで、業務の優先順位がうまく付けられない状態になっていました。

その結果、急がない業務が進行する割に、重要かつ時間が掛かる業務がなかなか進まないという状態になり、毎週木曜日の週報作成時に途方に暮れることが続いていました。

毎朝TaskChuteで計画は立てるけど……

こういう状態ではありますが、普段からTaskChute2で毎朝計画を立てて、タスクを消化しています。

しかし、突発業務の発生や、ある仕事がスムーズに進み、その勢いで予定より長く時間を使ってしまうなどして、デイリーリストが崩れてしまうことが多くありました。

その崩れた状態のときに、タスクの調整をするのですが、そういう時になぜか「重要かつ時間が掛かる業務」が削られてしまうケースが多く発生しました。

その結果が毎日のように積み重なり、一週間単位で振り返ったときに成果がない状態になり、途方に暮れるというメカニズムでした。

そんな中で、jMatsuzakiさんの動画で、週次計画の立て方が紹介されていました。

週次計画のやり方は、Excelファイル上で、業務の種類ごとにカテゴリ分けをして、まず週の初め（私の場合は月曜日）に、「計画」の列にカテゴリごとにその一週間でやるべきことを記入します。

そして、この週次計画の「実績」の列に、毎日のタスクを実行した結果をカテゴリごとに記録していくというものです。

今週月曜日に計画を立てて、一週間運用してみました。

一週間運用してみて、大きな効果がありました。

週次計画に計画と実績を記入することで、一週間の中でやらなければならないことを見つつ、現状との差分が露骨に可視化されるため、業務の優先順位付けがブレなくなりました。

もちろん、突発業務などの影響で一日の中で重要な業務が進まなくなることはあるのですが、そのときは一週間の中で挽回する意志が出てくるので、結果的にタスクの優先順位付けがうまく行くようになりました。

この辺は、TaskChuteのデイリーリストは一日単位なので、週単位の進捗が見えづらかったため、優先順位付けがうまく行かなかったということが分かりました。

でも、TaskChute自体は一日単位のタスク管理としては有効なので、週次計画と並列で持たせることが重要と言えます。

週次計画を使って、週の初めに一週間の中でやるべきことを明確にしつつ、日々の進捗を書き込む。

その結果、進捗の差分を見ることで、業務の優先順位付けがうまく行くようになる。

では、また。