こんにちは。

私はサラリーマンで、会社ではデスクワークなので、タスク管理は「Excel版TaskChute」を使っています。

かれこれ６年ぐらい使い続けていて、いろいろと工夫していることが出てきました。

今回の記事では、その「工夫」の部分を２つご紹介したいと思います。ご参考になれば幸いです。

（とはいえ「タスク管理の猛者」の方々がすでに紹介済みかもしれません（汗））

ショートカットキーは使いまくる

これは普段のパソコンの使い方で言われる「マウスを使わないほうが作業効率が良い」から来ています。

少なくともTaskChuteを使うときは、ほぼキーボードのみで、その中でも、ショートカットキーを多用しています。

その中でよく使うショートカットキーは、下記に示すもので、毎日少しでも効率アップできないか改善を重ねています。

一部はデフォルト設定から変えています。
中にはTaskChuteというより、Excel自体のショートカットキーも含まれています。

タスク実行前のコメントとハイパーリンク実行

タスクに開始時間を入れると「タスク実行前のヒント」が出てきて、その後にハイパーリンクを実行する機能があります。

主にルーチンタスクで実施してますが、これが意外と効率化に寄与していると考えます。

例えば、出社時のルーチンタスクだと、それぞれのタスクに開始時刻を入力すると、下記が実行されます。

また、地味なところでは、昼食前の「昼食メニューを選ぶ」タスクで、

というものもあります。

そういう中でも、最近効率化に寄与しているのは、Microsoft OneNoteのページのリンクの実行です。

(補足) 本当はEvernoteがよいのですが、会社での使用がNGなので、代わりにOneNoteを使ってます。

OneNoteには、プロジェクト固有のタスクリストと、その実行記録やメモを書いています。

その中で、当然、プロジェクトごとにページが異なるわけで、作業着手時に該当のページを探すことになりますが、そのページを探している時間に、何となくやる気が削がれる感じがありました。

今回、OneNoteページへのリンクの実行を加えてみたところ、やる気をなくす間もなくプロジェクトのページが開くことで、集中が途切れずに作業に取り書かれるようになりました。

結局のところ、当たり前のことですが、効率化は、やる気をなくす要因の徹底的に排除することが重要です。

これはトヨタ自動車でよく言われる「ムリ、ムラ、ムダを無くすこと」ということにつながります。

「ムリ、ムラ、ムダを無くすこと」は製造工程中心に使われる言葉で、「成果物の質」を問われるデスクワークの作業に適用することに抵抗感がありました。

しかし、デスクワークの作業も、工程やタスクに分解すると同じことが言えるのかなと考えます。

効率化で浮いた時間については、「成果物の質」を高めることもできるし、その分だけ早く帰って睡眠や自己啓発に取り組むことが可能になります。

と言いつつ、実際はあふれている他の作業に投入していて、休息はできていない……（汗）もっと、より良い取り組みをしないといけませんね(汗)

では、また。